정보의 홍수라 불리는 정보화 사회에서 이용자가 직접 개개의 정보자료에 접근하여 그 내용을 파악하고 필요한 정보를 입수한다는 것은 매우 어렵고 사실 거의 불가능합니다. 이와 같은 이유로, 정보자료를 조직하고 정리하는 것의 중요성은 나날이 커지고 있으며, 이러한 과정에서 신속하고 효율적으로 정보자료로 접근할 수 있도록 정보자료에 대한 내용 소개와 접근점을 제시해주는 작업이 함께 중요해지고 있습니다. 색인이란, 정보자료의 소재를 확인하여 추적을 할 수 있도록 제시된 체계적인 자료로, 목록과 같은 기능을 가진 정보 매체를 의미합니다. 색인은 정보 자료의 소재를 쉽게 알 수 있도록 정보자료에 들어있는 주제, 장소, 인명 및 기타 항목들을 접근점, 즉 색인 항목으로 추출하여 자모순 등의 일정한 논리적 순서에 따라 배열하는 일련의 과정으로 구성됩니다. 즉, 이용자들이 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 도와주는 도구인 것입니다. 전통적으로, 정보 자료의 목록이 소장된 단행본 등의 장서 위치 등을 파악하는 데 필수적으로 이용되듯이, 색인은 학술지나 기사 등의 정기간행물 또는 장서의 게재된 자료의 주제나 내용을 검색하는 데 필수적으로 활용됩니다. 따라서, 색인작업이란 정보의 집합으로부터 어떤 주제에 관한 특정한 정보가 검색되도록 개별 정보의 주제와 의미의 분석을 통해 이들의 검색 수단을 부여하는 업무라고 할 수 있겠습니다. 색인은 지시기능과 선별기능으로 나누어 그 역할을 수행합니다. 지시기능은 특정한 정보가 필요한 사람에게 그 정보의 위치를 알려주는 기능을 말합니다. 단행본의 목차나 권말색인 역시 책의 내용에 포함된 주제 항목이나 개념의 위치를 지시해줍니다. 단행본의 권말색인에는 주제항목을 나타내는 색인어와 해당 페이지의 수로 구성이 됩니다. 또한, 선별기능은 방대한 정보자료들 중에서 가장 필요하거나, 유사한 내용의 정보자료를 선별하여 주는 기능을 말합니다. 서지정보원으로서의 색인은 일반적으로 정보 자료와 이용자 사이에 위치하여 동일한 주제의 정보 자료를 골라주고, 선별된 자료의 위치를 알려주는 기능을 담당하기에 효과적인 정보검색과 정보이용의 중요한 개념이 되고 있습니다. 이 기능적 특성을 지닌 색인은 상호배타적이지 않은 여러 가지 특성을 지니고 있는데, 한 개씩 살펴본다면 다음과 같습니다. 우선, 색인은 망라성을 지닙니다. 색인에는 해당 자료에 있는 유용한 단어 혹은 개념이 망라적으로 포함되어야만 합니다. 둘째로, 색인은 특정성을 지닙니다. 색인에 이용되는 단어나 개념은 찾고자 하는 정보자료와의 관계가 구체적이고 적절하여야만 하는 것입니다. 이러한 성격을 지닐 때 비로소 정보자료를 효과적으로 검색하고 이용할 수 있게 됩니다. 세번 째로는, 색인은 정확해야 합니다. 색인의 정확성은 완벽성과 순수성을 말하며 찾고자 하는 정보 자료에 대한 정확한 접근을 말합니다. 마지막으로, 색인은 일관되어야만 합니다. 색인의 일관성은 사용되는 단어나 개념과 정보자료의 일치 정도를 나타내며, 이에 따라 효과적으로 정보 검색의 결과가 나타나게 됩니다. 모든 색인은 정보 자료와 이용자를 연결한다는 철학적 이론 기반을 동일하게 지닙니다. 하지만, 실제 응용을 할 때는 형태, 작성 방법, 접근방식 및 용도 등에 따라서 매우 다양하게 구분되고 있으며 그 구분의 합리성을 찾기가 쉽지 않습니다. 컴퓨터에 의한 탐색은 보다 큰 편리함을 제공하며, 색인 탐색에 대해 보다 융통성이 있는 접근을 가능하게 합니다. 하지만, 인쇄본 색인은 읽기에 보다 용이하다는 장점을 가지고 있습니다. 즉, 다양한 유형의 색인들이 저마다 모두 장점을 가지고 있는 것입니다. 각각의 색인들은 이용과 검색의 상황에 맞게 적절하게 적용되어야만 합니다. 몇 가지 기준을 살펴보면 다음처럼 나타낼 수 있습니다. 먼저, 저자명 색인은 정보자료에의 접근수단으로 저자명을 사용하는 것입니다. 개인의 인명, 기관명, 단체명, 정부기관명, 대학의 명칭 등이 일정한 순서로 배열되어 있습니다. 서명 색인은 정보자료의 서명이나 표제가 배열의 기준이 되는 것으로 검색할 때 제목으로만 접근이 가능합니다. 분류색인은 정보자료를 특정한 분류표에 의해 분류한 후에 해당 분류 기호에 의지하여 배열하는 색인으로 관련된 주제에 대한 탐색을 가능합니다만, 분류의 어려움과 탐색이 두 단계로 이루어지는 단점이 있습니다. 순열 표제 색인은 컴퓨터를 사용하여 정보자료의 표제상에 나타난 여러 가지 키워드를 자동적으로 추출하여 특정적인 위치에 고정시키고, 자모순이나 알파벳 순으로 배열하는 색인 방식입니다. 마지막으로 인용색인은 정보자료에 포함되어 있는 인용된 자료와 인용한 자료를 체계적으로 편성한 색인으로 정보자료 간에 상호관계를 확인할 수 있으며 대표적인 종류로는 SCI, SSCI 등이 있습니다. 주제색인은 정보자료의 주제를 나타내는 요소를 색인어로 선택하는 색인을 말합니다. 이러한 주제색인은 인간의 지적인 활동을 통해 정보자료의 내용을 분석하여 중요한 개념을 추출하고 다시 이 개념을 나타내는 적절한 주제어, 즉 색인어로 변화시키는 것으로 일반적으로는 정보검색에서의 색인은 주제 색인을 의미합니다. 그러나, 주제색인은 또한 주제색인을 통해 추출된 특정 개념을 나타내는 색인어의 선정, 선정된 색인어의 다양한 어의적인 관계, 단일어로서 할 수 없는 복합주제의 경우에는 다단어 색인어의 논리적 조합 및 배열에 관한 구문적 관계 등으로 인해 효율적인 색인 작성이 비교적 어렵습니다.